Ustawa o ochronie sygnalistów w chwili wchodzenia w życie budziła dość spore emocje wśród przedsiębiorców. Często tematem debat był nie tyle jej zakres prawny, ale pytanie jak ją stosować, żeby uniknąć jej używania. Obawy przed zalewem anonimowych zgłoszeń urozmaicił dodatkowo chaos powstały w ostatnich chwilach przed powstaniem ustawy. Brak uwzględnienia w ustawie obszaru prawa pracy w potencjalnych zgłoszeniach wzbudził kontrowersje oraz jak się okazuje niemałe zamieszanie. Jak okiełznać zatem ten chaos? Co przedsiębiorca wiedzieć powinien?
1. Kogo obowiązują przepisy ustawy o ochronie sygnalistów i od kiedy wchodzi w życie?
Ustawa o ochronie sygnalistów, która wdraża do polskiego prawa unijną Dyrektywę 2019/1937 – zwaną również „Dyrektywą Whistleblowing” lub „Dyrektywą o Sygnalistach” – została opublikowana w Dzienniku Ustaw 24 czerwca 2024 r. Oznacza to, że zaczęła ona obowiązywać od 25 września 2024 r. (po 3 miesiącach od daty opublikowania). Natomiast 25 grudnia 2025 r. wchodzi w życie możliwość dokonywania zgłoszeń zewnętrznych.
W Polsce będzie ona dotyczyć każdego przedsiębiorcy, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Koniecznie upewnij się czy nie znajdujesz się w grupie, która jest naprawdę szeroka, gdyż wlicza się tu pracowników zatrudnionych na pełne etaty, ale i osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia (czyli również pracowników zatrudnionych na zasadzie B2B).
2. Kto może być sygnalistą?
Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publiczne informację o naruszeniu prawa. Wyróżniamy zgłoszenie wewnętrzne, które z punktu widzenia przedsiębiorcy jest najistotniejsze oraz zewnętrzne, czyli bezpośrednio do zewnętrznego organu np. do Rzecznika Praw Obywatelskich lub na policję. Upublicznienia zgłoszenia przedsiębiorca z pewnością wolałby uniknąć. Zdecydowanie lepiej jest spróbować zająć się kłopotami w przedsiębiorstwie wewnątrz organizacji, dlatego zdecydowanie warto zadbać o procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Sygnalistą może być obecny pracownik, ale także były czy nawet stażysta, wolontariusz lub praktykant. Warto podkreślić, że przepisy ustawy stosuje się też do osób pomagających w zgłoszeniu lub powiązanych ze zgłaszającym (n. więzami rodzinnymi). Wiąże się to między innymi z potencjalnymi działaniami odwetowymi, z którymi może się spotkać sygnalista. Zaznaczmy, że ustawa zakazuje podejmowanie takich działań przez pracodawcę!
Uwaga! To na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działania nie są działaniami odwetowymi! O ewentualnych karach i odpowiedzialności karnej poniżej.
3. Jakie kroki musi podjąć przedsiębiorca w związku z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r.?
najważniejszym obowiązkiem przedsiębiorcy jest ustalenie wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych;
musi wyznaczyć osobę lub podmiot wewnątrz organizacji, które byłyby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń; może również wyznaczyć do tego podmiot zewnętrzny (np. kancelarię prawną);
musi zadbać o zapewnienie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów (zaniedbanie może zostać potraktowane jako umyślne utrudnianie, za co grozi nawet odpowiedzialność karna!);
prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych (może upoważnić do tego podmiot wewnętrzny lub osobę wewnątrz organizacji);
jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń;
To, jak dobrze zadba o odpowiednie przygotowanie takiej procedury (w tym wyznaczenie osoby lub podmiotu wraz z upoważnieniem ich do przetwarzania danych osobowych), będzie miało wpływ na skuteczność radzenia sobie ze zgłoszeniami, a przede wszystkim może zachęcić sygnalistę do zgłoszenia naruszenia wewnątrz organizacji, zamiast wychodzenia od razu z informacją do organu zewnętrznego.
4. Co zawiera procedura zgłoszeń wewnętrznych?
wspomnianą w poprzednim punkcie osobę lub wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub też podmiot zewnętrzny (np. kancelaria prawna), które są upoważnione przez podmiot prawny (przedsiębiorcę) do przyjmowania zgłoszeń;
kanały zgłoszeń – sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę; ustnie lub pisemnie, można zadbać o specjalne oprogramowanie lub aplikację, które mogą ułatwić przyjmowanie zgłoszeń, ale również zapewnić łatwy anonimowy kontakt ze strony sygnalisty;
bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę, które byłyby upoważnione do podejmowania działań następczych (weryfikacja zgłoszenia, komunikacja z sygnalistą, próby wyjaśnienia przyjętego zgłoszenia) – podjęcie działań następczych jest obowiązkowe i musi być wykonane z należytą starannością;
obowiązek potwierdzenia sygnaliście w ciągu 7 dni przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego (chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu);
maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej wynosi 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia;
zadbanie o zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat tego, jak dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych;
przedsiębiorstwa, które zatrudniają co najmniej 50 osób, lecz nie więcej niż 249, mogą na podstawie umowy ustalić wspólne zasady dotyczące przyjmowania weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz prowadzenia działań wyjaśniających – np. jedna kancelaria prawna może zostać zatrudniona przez kilka podmiotów (takie rozwiązanie oczywiście zapewnia pełną odrębność).
5. Kto odpowiada za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych?
Warunkiem jest wyznaczenie przez przedsiębiorcę osoby lub podmiotu odpowiedzialnego oraz upoważnienie tej osoby do przetwarzania danych osobowych sygnalisty (tak aby operacja była zgodna z RODO), a więc może być to:
bezstronna osoba fizyczna wewnątrz firmy;
wewnętrzna jednostka organizacyjna;
zewnętrzny podmiot, jak np. kancelaria prawna.
Wszystko zależy oczywiście od rodzaju zgłoszenia od sygnalisty – im bardziej będzie ono skomplikowane, tym więcej osób lub specjalistów może być zaangażowanych w wyjaśnienie sprawy. Oczywiście wyznaczona i upoważniona przez przedsiębiorcę osoba będzie przez cały czas odpowiedzialna za poufność danych sygnalisty.
6. Zgłoszenia zewnętrzne i rola Rzecznika Praw Obywatelskich
Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów od 25 grudnia 2024 r. będzie możliwe dokonywanie zgłoszeń zewnętrznych, które będzie przyjmować Rzecznik Praw Obywatelskich lub organ publiczny. RPO ustala procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, która określa w szczególności tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo.
Rzecznik będzie między innymi również:
zapewniać powszechny dostęp do informacji na temat praw i środków ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa (oraz przed działaniami odwetowymi oraz praw osób, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne, w szczególności przez zamieszczanie tych informacji na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej;
udzielać sygnalistom, osobom, o których mowa w art. 21 (osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązane z sygnalistą, osoby, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne) porad w zakresie ich praw, ochrony i samych zgłoszeń;
w wypadku, gdy przedmiotem zgłoszenia jest naruszenie prawa, Rzecznik Praw Obywatelskich niezwłocznie (nie później niż 14 dni od dokonania zgłoszenia) przekazywać zgłoszenie do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;
informować sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
7. Jakie naruszenia prawa mogą być zgłaszane?
Spójrzmy na to z perspektywy korzyści dla przedsiębiorcy – zgłaszane naruszenia prawa, które w ustawie zdefiniowane zostało jako działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, byłoby praktycznie rzecz ujmując działania na szkodę firmy. Na szkodę w perspektywie krótko jak i długoterminowej – zdecydowanie korzystniej, nie tylko w kontekście wizerunkowym, byłoby zawczasu wykrycie problemu wewnętrznym firmy, niż dowiedzenie się o nim z gazet.
Przypomnę, że po burzliwych debatach z ustawy zostało wykluczone prawo pracy.
Jakie obszary mogą obejmować zatem zgłoszenia?
korupcji;
zamówień publicznych;
usług, produktów i rynków finansowych;
przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
bezpieczeństwa transportu;
ochrony środowiska;
ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
bezpieczeństwa żywności i pasz;
zdrowia i dobrostanu zwierząt;
zdrowia publicznego;
ochrony konsumentów;
ochrony prywatności i danych osobowych;
bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej.
Poza tym podmiot prawny może przewidzieć możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach, które dotyczą obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, jakie zostały ustanowione przez podmiot prawny na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne – dotyczy zgłoszeń wewnętrznych (art. 3).
8. Jakie są zakazane działania odwetowe wobec sygnalisty?
Ustawa stara się zadbać o ochronę sygnalisty i zabrania podejmowania wobec niego działań odwetowych, czyli bezpośredniego lub pośredniego działania lub zaniechania w kontekście związanym z pracą (spowodowanym zgłoszeniem), które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty. Zakazane działania odwetowe dotyczą również osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą.
Wśród działań odwetowych wymienione są między innymi (w dużej mierze dotyczą, praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy):
odmowa nawiązania stosunku pracy;
wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
nie zawarcie umowy o pracę na okres próbny, kolejnej umowy o pracę itd. w wypadku, gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
wstrzymanie awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
obniżenie stanowiska pracy;
mobbing, dyskryminacja;
niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
9. Jakie przewidziane są kary i kogo obejmują?
Kara może spotkać przedsiębiorcę lub osobę wyznaczoną do kontaktu z sygnalistą:
za utrudnianie lub uniemożliwianie sygnaliście dokonywania zgłoszeń (czyli będzie to zupełny brak wprowadzenia procedury zgłoszeń lub też zrobienie tego w sposób intensjonalnie niejasny, skomplikowany) – kara grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku;
stosowanie wobec innej osoby przemocy, groźby bezprawnej lub podstępu – pozbawienie wolności do 3 lat;
podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby związanej (np. rodzinnie) z sygnalistą – kara grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku;
gdy wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby związanej (np. rodzinnie) z sygnalistą – kara grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku;
Sygnalistę:
za dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc o tym, że do naruszenia prawa nie doszło – kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 2 lat.
Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką prywatności. Możesz okreslić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.